Yeni Nesil Çalışma Sistemi: OfficeE
SFS olarak “Sen neredeysen ofis orada” diye tanımladığımız “OfficeE” isimli yeni nesil çalışma sistemimizi pandemi sürecinin çok öncesinde hayata geçirmiştik.
Sosyal ve fonksiyonel özellikleri sayesinde çalışanlarımızla aramızdaki iletişimi, kesintisiz bilgi akışını ve sosyalleşmeyi artırarak daha etkin bir dijital çalışma alanı yaratan OfficeE, her yerde ve her koşulda iş sürekliliğinin verimli bir şekilde devamını sağlıyor. OfficeE sayesinde özellikle üst düzey yöneticiler kendilerine rapor veren sıralı yöneticilere ve çalışanlara ait faaliyetleri, atanmış görevleri ve sorumlu oldukları projelerdeki gelişmeleri 7/24 izleyebiliyor. Pandemi sürecinde bizzat deneyimleyerek başarısını kanıtladığımız bu yeni nesil çalışma sistemi ürününü müşterilerimizin de hizmetine sunmaktan dolayı mutluyuz
OfficeE’de sıradan bir gün...
SABAH
- Neredeyim ve ne yapacağım? Tüm yöneticiler ve çalışanlar olarak güne yer bildirimi (check-in) yaparak başlıyoruz. “Yer Bildirimi”, OfficeE anasayfasının ilk bileşeni, çalışanın hangi lokasyonda olduğunu ve gün içinde hangi projede çalışmayı planladığını çalışma arkadaşlarına raporlayan bir içerik sunucusu (content-provider).
2. Ekip ne durumda, kimler izinli-hasta, hava nasıl? Çalışma arkadaşlarımın yer bildirimlerini görüyorum, izinli-raporlu çalışanları veya yakında izne çıkacakları kontrol ediyorum. Yaşadığım şehrin hava durumu ve yağış beklentisi kayan yazı ile görev çubuğundan (news bar) geçiyor.
3. Beni bekleyen ne işler var? OfficeE anasayfasının ikinci bileşeni “Görev Listesi.” Yöneticimin veya müşterilerden gelen taleplere göre müşteri temsilcisinin bana atadığı görevleri iş havuzundan kontrol ediyorum. Görevleri takvimlendiriyor (hangi tarihte üzerinde çalışacağımı belirtiyor) veya ekibimdeki arkadaşlara delege ediyorum. Geciken görevlerimi raporlayıp öncelik veriyorum.
4. İşleri eritmeye başlıyorum. Görevleri tamamladıkça kapatıyorum veya ilerleme yüzdelerini güncelliyorum. Atanmış görevler dışında toplantı, planlama, araştırma gibi başka faaliyetler yapmışsam yöneticilerime raporlanmak üzere “Çalışma Takvimi”ne işliyorum.
ÖĞLEN
5. Ekip ne işler yapıyor? Destek lazım mı? Ekibin çalışma takvimine bir göz atıyorum. Atadığım görevlerle ilgili çalışmalara başlanmış mı? Herkes işinin başında mı?
6. İşler yolunda mı? Ekibimde bekleyen gecikmiş görevler varsa “Görev Gelişmeleri” penceresinden hikayesine bakıyorum, nerelerde takılmışız?
6. Girilecek masraflarım var. Masraf formunu açıyor ve dolduruyorum. Yazdırmaya gerek yok, yöneticime onaya gidiyor ve muhasebe hesabıma ödemeyi yaptığında mesaj olarak anasayfaya düşüyor. Her masraf bir projeye bağlı, böylece proje bazında ABC (Activity Base Costing) hesabı yapabiliyorum.
8. Görevleri çalışmaya devam ediyorum. İşleri kimlere delege edebilirim? Kime ne kadar iş atamışım bakıyorum, bekleyen görevleri ekibin uygun üyelerine atıyorum.
Ekip üyelerimden birinin boşluk olan bir haftasına tıklayıp bakıyorum. Neler varmış yapılacak? Ne kadar kullanılabilir süre var?
9. Eğitim dokümanına bakmam lazım. Aradığım teknik bir doküman var, “Kurumsal Bilgi Kütüphanesi”ne gidip buluyorum ve açıyorum.
AKŞAM
10. Projelerde ne durumdayız? Günlük işleri toparladık, projelere göz atıyorum. Takvime uyuyor muyuz? Bu hızda gidersek ne zaman biter?
Kaynakları ne kadar kullandık?
Maliyetler ne durumda, uyabildik mi?
Proje Forum sayfasına geçiyorum, projeyle ilgili yazışıyoruz…
11. Yorulmuşum, yarın izin kullansam iyi olacak. Ekibin izin durumunu takvimden kontrol ediyorum. Uygun tarih için izin formunu girip üst yöneticimin onayına sunuyorum.
12. Son olarak şirketin kapasite kullanımına ve görev performans grafiklerine bir bakıp bilgisayarı kapatabilirim.
Üst yöneticim izni onaylamış. ? Bilgisayarı kapatıyorum. Yarın doğum günüm -evden çalışıyorum ama şirketim beni düşünmüştür- ne hediye çıkacak acaba?
Ayhan Durak
SFS Ürün Müdürü