Sen Neredeysen Ofis Orada
Bütün dünyayı etkisi altına alan koronavirüs salgını ülkemizin ve dünyanın gündemini değiştirmiş ve her şeyin önüne geçmiş durumda. Bu dönem sağlık, ekonomi, sosyal hayat ve bunlara bağlı olarak diğer alanlardaki yansımalarıyla birlikte, salgından önce ve salgından sonra olmak üzere tarihe geçecek bir süreçtir.
İçinde bulunduğumuz bu süreç birçok konuyu olduğu gibi çalışma hayatımızı da gözden geçirmemize neden oldu. Son yıllarda esnek çalışma koşullarının en önemli bileşenlerinden olan “uzaktan çalışma” aslında pandemi sürecinden çok daha önce de sık sık gündeme geliyordu. Ancak, o dönem bu konu tercihlere dayalı bir durumdu. Bugün ise birçok şirket için zorunluluk oldu. Süreç başlar başlamaz kurumsal hayatın aktörleri hemen, aslında pek alışık olmadıkları yepyeni soruların ve sorunların yanıtlarını ve çözümlerini aramaya başladı. İş kolu ve altyapısı imkan veren şirket çalışanları mobil cihazları ve bilgisayarları ile çalışma hayatlarını evden devam ettirebildiler.
İnsanlar, bu pandemi sürecinde her koşula hazır olmaları gerektiğini bir kez daha gördüler. İş sürekliliğinin devamını sağlamak için mekan bağımsız olarak ofislerini kendileri neredeyse oraya taşımak zorunda olduğunu bizzat yaşayarak öğrendiler. Eğer salgın sonrası dünyaya ve daha büyük resme odaklanırsak, artık sadece öncü kurumların değil; neredeyse tüm şirketlerin uzun vadeli ve stratejik düşünerek iletişim araçlarına ve teknolojiye yapacakları yatırımları öne çekip hızlandırmaya başlayacaklarını göreceğiz. Hatta çoğu şirket, bu konuda yatırımlarına başladı bile. Uzaktan çalışma konusunda dijital altyapıları daha hazır, insan kaynakları politika ve prosedürleri ile iş yapış şekilleri, alışkanlıkları ve kültürleri oturmuş firmalar, benzer dönemleri kuşkusuz diğerlerine oranla daha başarılı bir şekilde atlatacaklardır.
Dünyanın dört bir yanında insanlar bu zorunlu değişimin hayatlarını bundan sonra geri dönüşü olmayan bir şekilde değiştirme ihtimalini tartışıyor. Herkesin aklında, ilerleyen dönemler için bu zorunlu değişimin ve uzaktan çalışmanın hayatımızın normali olup olmayacağı sorusu var. Bunun cevabı ne olursa olsun şu bir gerçek ki artık hiçbir şey eskisi gibi olmayacak.
28 yıldır ürettiği teknolojik çözümlerle geleceği daima bugünden şekillendiren SFS, “sen neredeysen ofis orada” diye tanımladığı “OfficeE” isimli yeni nesil çalışma sistemini pandemi sürecinin çok öncesinde hayata geçirmişti. OfficeE sayesinde, iş yapış biçiminde her zaman ve her yerden iş devamlılığı sağlayabilen SFS, pandemi süreci başladığında da hemen aksiyon alarak tam zamanlı uzaktan çalışma sistemine kolaylıkla geçiş yapabilildi. SFS, bizzat deneyimleyerek başarısını kanıtladığı bu yeni nesil çalışma sistemi ürününü müşterilerinin de hizmetine sunuyor.
Sosyal ve fonksiyonel özellikleri sayesinde çalışanlarınızla aranızdaki iletişimi, kesintisiz bilgi akışını ve sosyalleşmeyi artırarak daha etkin bir dijital çalışma alanı yaratan OfficeE, her yerde ve her koşulda iş sürekliliğinin verimli bir şekilde devamını sağlamak için tasarlandı.
Şirketinizin kurumsal kimliğine özgü şekilde kişiselleştirebileceğiniz, uzaktan erişim –hosting desteği ile sürekli güncelleme vaad eden, web tabanlı intranet deneyimi olan OfficeE, kullanıcılarına dijital dönüşümün kapılarını açıyor. Üstelik OfficeE’nin kurumunuzun active directory/domain ile entegre login ve yetki yapısı sayesinde kullanıcı oluşturma ve şifre işlemleri ile uğraşmanıza da gerek kalmıyor.
OfficeE, projelerinizi takvimlendirme, kaynaklarınızı planlama, ilerleme yüzdelerini takip etme, maliyetleri raporlama, proje kütüphanesi ile dosyaları saklama, forum ile proje hakkında yazışma özellikleriyle projelerinizi tek ekrandan her açıdan kontrol altında tutmanızı ve takip etmenizi sağlar. Dönem, müşteri, proje yöneticisi ve proje durumu bazında listeleyebileceğiniz projelerin satış bedeli, ilerleme yüzdesi, kaynak ve kapasite kullanım durumu ayrıntılarını takip edebileceğiniz OfficeE ile sürdürülebilir karlılığın keyfini çıkarabilirsiniz. Maliyet muhasebesi, proje muhasebesi, proje karlılığı gibi yapılarınızı en verimli şekilde besleyen OfficeE; proje yönetimi, faaliyet ve masraf modülleriyle entegre çalışarak ABC (Activity Base Costing) tabanlı maliyet çıkarmanızı sağlar.
Jira ve benzeri talep takip sistemleri ve hatta gerektiğinde sigortacılık sistemleri ile entegre çalışabilen OfficeE ile müşterilerinizden gelen iş taleplerini kolayca yönetebilirsiniz. Müşteri temsilcisi/satış temsilcisi/proje yöneticisi vb. farklı rollerde görev alan kişiler, takvim yoğunluğunu baz alarak kaynakları planlar, görevleri listeler. Böylece süreç yönetimi ile etkin iş ataması gerçekleşmiş olur. Kendine iş atanan kaynak, atanan işi ve süresini OfficeE sisteminde görüntüler. İşlerin tamamı Kaynak Planlama-İş Havuzu ile tek ekrandan yönetilir; hangi işten kimin sorumlu olduğu, hangi işin kaç günde tamamlanacağı takip edilir.
Departman bazında tüm çalışan bilgilerini içeren OfficeE, ayrıca şehir dışında görevli, izinli olan ya da yakında izne çıkacak çalışanlarınızı listeleyerek iş planı yapmada size kolaylık sağlar. Ekibi ile ilgili bilgi sahibi olmak isteyen yöneticiler, çalışanlarının ilgili günde hangi lokasyonda çalıştığını, hangi işe ne kadar vakit ayırdığını da görüntüleyebilir. Böylece kişiler arasında gereksiz telefon ve mail trafiği yaşanmaz. Ana sayfada yer alan hız grafik göstergeleriyle; çalışanlar ve bağlı yöneticileri çalışma yüzdelerini görebilir ve performanslarını ölçümleyebilir.
OfficeE ile çalışanlarınızın kullandıkları masraf, izin ve avans formlarını dijitale taşıyarak kurum bilgi yönetimi süreçlerinizi hızlandırabilir, kağıtsız ofisin tadını çıkarabilirsiniz. Aynı şekilde kurumsal bilgi üretimi yapan bölümlere ait Eğitim Dokümanları, Kalite Yönetim Sistemi Dokümanları, Dış Kaynaklı Dokümanlar, Kılavuzlar gibi tüm dokümanları OfficeE üzerinden paylaşarak dijital bir kütüphane oluşturabilirsiniz.
Şirketinizin insan kaynakları birimine, tüm personelin izin bilgilerini, masraf bilgilerini dijital ortamda takip edebilme kolaylığı tanıyan OfficeE, aynı zamanda yöneticisi olduğunuz ekibin izin planlamasını kokpit ekranından yöneterek çakışmaları engellemenizi sağlar.
Çalışanlarınızın tamamı için ya da kişi bazlı olarak özel mesajlarınızı iletebilir, ilgili mesajların tüm ayrıntılarını takip edebilirsiniz. Genel duyurularınız için ise, ana sayfada çıkan pop-up’lar ile tüm çalışanlarınıza ulaşarak kesintisiz bilgi akışını sağlayabilirsiniz.
Artık çalışma şekillerimiz, ofis alışkanlıklarımız değişiyor. İnsanların ofislere kapanıp belirlenmiş saat dilimlerinde çalışmak zorunda bırakıldıkları dönemler bitiyor. Yeni bir dönem başlıyor… “OfficeE ile Sen Neredeysen Ofis Orada” dönemi başlıyor ! Peki siz bu değişime ne kadar hazırsınız?